Szafki metalowe – bezpieczne rozwiązanie

Prawie każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna prowadzenie swojej działalności gospodarczej musi liczyć się z tym, ze prędzej czy później w jego otoczeniu pojawią się opasłe segregatory, pełne dokumentów związanych z czynnościami firmowymi. Ich przechowywanie a później archiwizowanie jest bardzo istotną częścią prowadzenia firmy. Jest niezbędne zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca zdecydował się na zatrudnienie pracowników. Wtedy w firmie, obok faktur, rachunków i umów pojawią się również dokumenty pracownicze. Porządek i systematyczność w ich gromadzeniu są niezbędne, bowiem jeden błąd może spowodować, że pracownik otrzyma niższe świadczenia emerytalne, chorobowe lub rentowe. Błędy z kolei mogą przysporzyć kłopotów przedsiębiorcy, który będzie musiał liczyć się z kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wśród dokumentów, które pojawiają się w trakcie prowadzenia działalności warto również wskazać papiery podatkowe, potwierdzające odprowadzanie składek ZUS-owskich oraz faktury. Większość z wymienionych dokumentów przedsiębiorca musi archiwizować przez określony czas. W zależności od ilości dokumentów, można je przechowywać w siedzibie firmy albo przekazać je firmie zewnętrznej. Niemal wszyscy przedsiębiorcy decydują się na samodzielne przechowywanie swojej dokumentacji. Ma to wiele zalet. Po pierwsze, nieograniczony dostęp. Nie jest konieczne sprowadzanie odpowiednich papierów z innych punktów miasta. Po drugie, koszty. Posiadanie archiwum w siedzibie firmy nie generuje praktycznie żadnych dodatkowych kosztów, związanych z płaceniem abonamentu lub wynajmem powierzchni. Nie wszyscy jednak wiedzą, że przechowywanie firmowej dokumentacji wymaga od przedsiębiorcy szeregu zabezpieczeń, tak by wrażliwe dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce. Dobrym pomysłem będzie zainwestowanie w archiwum zamykane na kluczy albo, chociaż w szafki metalowe z zamkiem, które mogą stanowić bezpieczną alternatywę.

Szafa na dokumenty metalowa

Niewiele firm posiada duże siedziby, w których wyznaczenie jednego pomieszczenia na archiwum z dokumentacją jest możliwe. Większość podmiotów decyduje się na trzymanie wszystkich papierów w sekretariatach, gabinetach czy w pokojach działu HR. W takim wypadku warto zabezpieczyć firmowe papiery, tak by nie miały do nich dostępu osoby niepowołane. Dobrym rozwiązaniem są szafki metalowe. Ich wytrzymała konstrukcja w połączeniu z solidnym materiałem wykonania sprawia, że mogą być użytkowane przez wiele lat. Szafa na dokumenty metalowa na przykład z oferty firmy Lobby Sklep, zachowuje swój wygląd i walory użytkowe przez długi czas, przez co idealnie nada się do ustawienia w firmowym sekretariacie. Zamek zabezpieczający szafki metalowe w dwóch punktach nie dopuszcza z kolei do otwarcia drzwi bez odpowiedniego klucza.

Szafka metalowa w szatni i kantynie

Szafa metalowa bhp przyda się również w innych działach firmy. Łatwość utrzymania w czystości oraz prostota konstrukcji tego typu przedmiotów sprawia, że idealnie nadają się na przykład do szatni lub pomieszczeń pracowniczych. Szafka metalowa może również służyć jako wyposażenie gabinetu medycznego, pokoju zakładowej pielęgniarki a nawet, jako szafka metalowa warsztatowa.

Szafka metalowa – nie tylko w trakcie prowadzenia firmy

Polskie prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania dokumentów także po zakończeniu prowadzenia działalności. Zgodnie z przepisami każdy biznesmen musi wskazać podmiot lub inną firmę, która zajmie się archiwizacją i gdzie staną szafki metalowe dotychczasowego przedsiębiorcy To szczególnie istotne przepisy w kontekście firm zatrudniających pracowników, bowiem pracodawca, który zamknął biznes musi przechowywać dokumenty swoich pracowników przez 50 lat. Co ważne, czas ten jest liczony od zakończenia pracy danej osoby, jeśli chodzi o dokumenty jej dotyczące lub od momentu ich wytworzenia jak to jest w przypadku papierów płacowych. Z tego też względu warto pamiętać, że szafa na dokumenty metalowa powinna być odporna na niszczące działanie czasu!